Ústřední knihovna VŠB-TUO (ÚK) převzala od ledna 2012 správu číselníků zdrojů, konferencí a vydavatelů v systému OBD. Za správu těchto číselníků odpovídá ÚK podle vnitřního pokynu Navádění výsledků výzkumu a vývoje do RIV prostřednictvím OBD platného od 1. 6. 2011.
(Centrum informačních technologií se stará o správu číselníků autorů a grantů a správu celého systému OBD.)
Požadavek na doplnění číselníků
Aby bylo možné úspěšně dokončit vložení záznamu daného výsledku, je potřeba do záznamu vkládat některé údaje z autoritativních číselníků.
Žádost o doplnění údajů v číselnících, které jsou potřebné pro dokončení záznamu výsledku, vyplní zadavatel přímo v systému OBD prostřednictvím nabídky „HD“ umístěné vpravo v horní navigační liště. Nabídka HD vede do aplikace Helpdesku CIT, kde zadavatel do formuláře popíše svůj požadavek.
Obsah požadavku
Žadatel by měl uvést přesné a co nejúplnější údaje, aby bylo možné požadavek bez prodlení vyřídit.
Požadavek by měl minimálně obsahovat:
Časopis
– Název časopisu
– ISSN
Publikace
– Název
– ISBN
– Nakladatel
– Místo vydání
– Rok vydání
Konference
– Název konference
– Místo konání
– Datum konání konference (od-do)
– Typ konference podle státní příslušnosti účastníků konference: celostátní, evropská, celosvětová
Předání požadavku
Pracovnice ÚK sledují v systému Helpdesk nově příchozí požadavky. Oznámení o novém požadavku přichází také elektronickou poštou. Knihovnice si nové požadavky rozdělí a přistoupí k okamžitému vyřízení požadavku.
Vyřízení požadavku
Samotnému vytvoření nového záznamu v číselnících předchází kontrola, zda požadovaný zdroj, konference či vydavatel již v číselníku nefigurují a zda žadatel poskytl správné podklady.
Kontrola správnosti vkládaných údajů probíhá na základě ověření v dostupném důvěryhodném zdroji (např. v knihovním katalogu ÚK, v Souborném katalogu Národní knihovny ČR a dalších bibliografických bázích, na webovém portále vydavatele apod.).
Není-li možné poskytnuté údaje ověřit ve výše zmíněných zdrojích, podle pokynů směrnice by měla kontrola proběhnout porovnáním s originálním dokumentem.
V dosavadní praxi zatím nedošlo k situaci, že by žadatel byl nucen předložit pracovníkům knihovny originální dokument ve fyzické podobě. Ve většině případů postačovalo, když žadatel poslal elektronicky naskenovanou titulní stránku a tiráž dokumentu (jednalo se o sborníky z konferencí, k nimž nelze dohledat na internetu dostatečné informace.)
Oznámení o vyřešení požadavku
Oznámení o vyřešení požadavku, případně žádost o doplnění či upřesnění dodaných podkladů, posílají pracovnice ÚK opět prostřednictvím Helpdesku. Oznámení je doručeno žadateli elektronickou poštou.
Propojení agendy „sborníky z konferencí“ a OBD
Řízený systémový dokument Pokyn k nakládání se sborníky příspěvků z odborných akcí (Pokyn) určuje, že pracovníci univerzity jsou povinni odevzdat do ÚK k evidenci všechny sborníky z akcí, kde cena vložného obsahovala i poplatek za konferenční sborník. Cílem evidence těchto dokumentů je zajistit dlouhodobou dostupnost získaných dokumentů a jejich zpřístupnění potenciálním uživatelům.
Od 1. 2. 2012 jsou tedy automaticky do číselníků OBD doplňovány všechny sborníky z konferencí, které byly do ÚK předány podle Pokynu.
Správnost vložených údajů
ÚK se snaží při zakládání nových záznamů o určitou formalizaci a jednotnost vkládaných údajů. Systém OBD však není ve své podstatě knihovním systémem, proto není možné vždy dostát úrovně standardů běžně užívaných v katalogizační praxi, ale kvalita vložených údajů samozřejmě zcela dostačuje pro účely správného vykazování vědeckých výsledků.