Podle údajů z databáze ROARMAP narůstá především počet institucionálních politik povinného otevřeného přístupu (open access mandate).
Nejstarší institucionální politiky
Mezi prvními institucemi, které zavedly politiku povinného otevřeného přístupu, byly univerzity Southampton University, School of Electronics and Computer Science (2003), Queensland University of Technology a Minho University (2004).
Na jejich případech lze doložit, že jedině tato politika zajišťuje dramatickou změnu v přístupu autorů k auto-archivaci jejich článků do repozitářů. (V případě politiky dobrovolné auto-archivace je do repozitářů uloženo pouze 15 % z celkové roční produkce vydaných článků.)
Nárůst dokumentů uložených v repozitářích
Evidentní nárůst uložených článků díky povinné dokládá např. Arthur Sale (University of Tasmania) ve studii Effectiveness of University Open Access Policies z roku 2006 nebo rektor univerzity v Lutychu, Bernard Rentier, na svém blogu v příspěvku Institutional, thematic or centralised repositories? (viz obrázek níže)
Vyšší impakt volně dostupných článků
K povinné auto-archivaci přistupují instituce proto, že auto-archivace podporuje růst citačního ohlasu článků, které jsou volně dostupné. (Příklad argumentace politiky na Southampton University: v úvodu textu politiky je citován článek Steve Lawrence Online or Invisible, který mezi prvními upozornil, že volně dostupné konferenční příspěvky získávají víc citací než ty, které nejsou dostupné.) Úvodní článek argumentace Southampton University zdůrazňuje, že volný přístup maximalizuje viditelnost, využívanost a impakt vědeckých výstupů. „It is our policy to maximise the visibility, usage and impact of our research output by maximising online access to it for all would-be users and researchers worldwide.“
V dalších dvou odstavcích prvního článku je zdůvodněno, že politika otevřeného přístupu minimalizuje náklady na zpřístupňování výzkumných výsledků a slouží také jako nástroj pro administrativu, řízení a vyhodnocování výsledků. Na tomto principu funguje politika na univerzitě v Lutychu, kdy vědci jsou k uložení svých výsledků do institucionálního repozitáře ORBi motivováni velice jednoduchou logikou: „Whenever the university reviews faculty publications for promotion, tenure, funding, or any other internal purpose, the review will be based exclusively on full texts deposited in the IR.“ (viz článek Bernarda Rentiera)
Postprint – verze článku pro uložení do repozitáře
Většina politik otevřeného přístupu požaduje po autorech, aby do repozitáře uložili finální verzi článku se zapracovanými změnami z recenzního řízení, tedy tzv. postprit.
Immediate deposit/Optional access
Autoři jsou vybízeni, aby své články (postprinty) uložili do repozitáře ve chvíli, kdy je článek vydán (immediate deposit), a pokud nelze článek zpřístupnit volně, mají možnost volby způsobu zpřístupnění (optional access) od volného po omezený. Způsob zpřístupnění immediate deposit/optional access (ID/OA) zaručuje systematický sběr publikační činnosti v repozitářích a zároveň nechává autorům prostor pro dodržení smluvních podmínek uzavřených s vydavatelem, které jsou nejčastější překážkou ve zpřístupnění e-printů v režimu otevřeného přístupu.
Nevýhradní licence
Hardvardská univerzita nebo MIT určily poslední trend legislativního rámce institucionálních politik otevřeného přístupu. Členové akademické obce dávají své instituci svolení, že může zveřejnit jejich článek a nakládat s autorskými právy. (viz politika Harvard Faculty of Arts and Sciences: „Each Faculty member grants to the President and Fellows of Harvard College permission to make available his or her scholarly articles and to exercise the copyright in those articles„.) Z pohledu práva má svolení podobu nevýhradní licence „to exercise any and all rights under copyright relating to each of his or her scholarly articles, in any medium, and to authorize others to do the same, provided that the articles are not sold for a profit„. Totožně formulovanou politiku vydala Trinity University, Malmö University nebo MIT. Politika MIT byla vůbec první takovou politikou otevřeného přístupu platící pro celou instituci.
Vyjednávání s vydavatelem
Možným důsledkem zvyšujícího se počtu zaváděných institucionálních politik OA je změna postoje velkých vydavatelů k auto-archivaci. V poslední době změnili svůj postoj vydavatelé Elsevier a IEEE. Elsevier již nepovoluje auto-archivaci autorům z institucí s politikou povinného OA, pokud instituce nemá s Elsevierem uzavřenou speciální dohodu. V případě IEEE se jedná o změnu postoje, co je možné do repozitáře uložit. Dříve IEEE umožnil do repozitáře uložit vydavatelskou verzi článku, nyní pouze autorský preprint nebo postprint.
Author addendum
Aby autoři mohli dostát závazkům vyplývajícím z institucionální politiky OA, mohou při vyjednávání s vydavatelem uplatnit dodatek ke smlouvě. Vzorový dodatek ke smlouvě je k dispozici na webu SPARC. Autoři z MIT mohou využít MIT amendment to publication agreement, dodatek, který vyhrazuje autorovi právo na uložení jeho článků (e-printu) do institucionálního repozitáře.
Fair Use Button
Tlačítko „Fair Use“, nebo také „Email Eprint Request“ je technický nástroj, který v repozitářích umožňuje sdílet uložené e-printy s kolegy, i když e-print není volně dostupný. Tlačítko s požadavkem „poslat e-print“ zašle autorovi e-mailovou zprávu, že o jeho článek má někdo zájem. Autor schválí nebo zamítne poslání plného textu svého článku zájemci. Technicky vzato tlačítko „fair use“ převádí do elektronické podoby dřívější zvyk výměny separátů mezi kolegy. Výhod tlačítka „fair use“ je dobré využít u článků (jejich e-printů), které mohou být volně zpřístupněny až po uplynutí určitého období. Embargo v délce nejčastěji 6-12 měsíců si vymezují vydavatelé a pomocí tlačítka „fair use“ lze zajistit, že zájemce o článek získá plný text ihned, aniž by musel čekat na vypršení embarga a aniž by byla porušena smlouva s vydavatelem.
Kombinace ID/OA a Fair Use Button
Kombinací politiky otevřeného přístupu, která vyžaduje okamžité uložení e-printu do repozitáře a výběr zpřístupnění, a poskytování plného textu uložených článků v repozitářích lze dosáhnout 100% volné dostupnosti vydávaných článků dané instituce. Neboť vydavatelé sice mohou bránit auto-archivaci (zpřístupnění e-printů v repozitářích ve volném režimu), nemohou však omezovat samotné ukládání e-printů v repozitářích. „We may need the publisher’s permission to make the paper open access, but we do not need the publisher‘ permission to deposit it.“ (vi článek A new open access policy for Malmö University)