Práce v týmu je nezbytná pro úspěch prakticky v každém odvětví, vědu nevyjímaje. Především práce na publikacích vyžaduje spolupráci, a proto je potřeba efektivně komunikovat se svým týmem, abyste zajistili včasné splnění cílů a termínů. Krom toho, že je často potřeba korigovat různé názory na samotný vědecký problém, komplikuje se spolupráce často i tím, že členové týmu pracují z různých míst, ať už to znamená různá města nebo různé kontinenty. To celý publikační proces rozhodně znesnadňuje a je potřeba zajistit, aby členové týmu účinně komunikovali a spolupracovali. A v takovýchto případech je potřeba použít systémy, nástroje a metody ke zlepšení komunikace a interakce v rámci týmu.
Mnoho odborníků a akademiků pracuje vzdáleně na projektech a publikacích. Není nic více matoucí než zasílání více verzí dokumentu e-mailem s revizí od každého člena týmu. Sledování historie verzí dokumentu je v této formě těžko kontrolovatelné, složité a časově náročné.
Nástroje a služby pro kolaborativní psaní umožňuje více jednotlivcům zapojit se do virtuálního psaní a editace dokumentu v reálném čase. Existuje mnoho typů softwaru pro spolupráci při psaní, z nichž každý poskytuje jedinečné funkce a stupně složitosti. Ideální software pro kolaborativní psaní samozřejmě závisí na konkrétním projektu, stejně jako na ceně a složitosti požadované uživatelem.
Dokumenty Google představují převládající softwarové řešení pro tento úkol. Více spolupracovníků může dokument upravovat současně a prohlížet si změny, které ostatní spolupracovníci provádějí. Dokumenty Google se navíc mohou používat zdarma a veškeré změny provedené v dokumentu se automaticky ukládají. Je možné vkládat komentáře související s konkrétními částmi textu a další spolupracovníci mohou reagovat na připomínky uvedené v těchto komentářích. Soubory lze navíc exportovat do řady formátů, např. .docx, .odt nebo .pdf. Nevýhodou může být, že se nejedná o open source, a v případě, že dokument edituje mnoho jedinců současně, může docházet k prodlevě při ukládání a zobrazování a ne vždy se všechny změny správně uloží.
Etherpad je open source software, který umožňuje více uživatelům vytvářet a upravovat dokumenty. Je k dispozici pro systémy Windows, MacOS i Linux. Etherpad barevně rozlišuje texty a změny od různých autorů, které byly v dokumentu provedeny v průběhu času. Je to užitečné pro případnou kontrolu a umožňuje to vidět „podíl“ jednotlivých autorů. Schopnost sledovat verze dokumentu a změny je zde propracovanější než v Dokumentech Google. Jakmile je dokument kompletní, jsou barevné změny odstraněny. Etherpad je ideální pro ty, kteří nechtějí nebo nemohou platit za jiné komerční nástroje. Hlavní nevýhoda Etherpadu spočívá v tom, že má jen omezené možnosti pro vkládání poznámek pod čarou a obrázků.
Tento nástroj umožňující kolaborativní psaní má trochu jiný koncept. Změny nejsou okamžitě začleněny do textu. Místo toho se při každém přijetí změn vytvoří nová verze dokumentu. I když tento nástroj umožňuje uživatelům snadno sledovat historii, někteří to mohou vnímat jako nevýhodu, protože pouze původní autor dokumentu může přijmout nebo odmítnout změny ostatních přispěvatelů. Původní dokument je aktualizován, pouze pokud jsou změny přijaty. Uživatelé si musí před použitím tohoto softwaru vytvořit účet online. Nástroj je jedinečný v tom, že „analyzuje“ psací návyky jednotlivce, např. sleduje počet slov napsaných jedincem za týden. I nástroj Draft je zdarma.
Quip je další z nástrojů pro kolaborativní psaní. Členové týmu mohou spolupracovat na dokumentech, tabulkách nebo na kontrolních seznamech. Quip poskytuje také jistou formu komunikátoru, které usnadňuje interakce a komunikaci mezi spolupracovníky při práci na souboru. Uživatelé dostávají oznámení o všech změnách, které v dokumentu provedli ostatní spolupracovníci. Co je na Quipu pozoruhodné, jsou různé platformy, na kterých je software podporován (Mac, Windows, Android, iPhone, iPad nebo online). Quip je také navržen tak, aby byl ideální pro mobilní prostředí. Jedná se o placený nástroj.
Dropbox je dlouho znám jako skvělý nástroj pro sdílení dokumentů a složek s více uživateli a relativně nedávno vylepšil své možnosti pro společné psaní zavedením Dropbox Paper, cloudového softwaru pro úpravy. K této aplikaci lze přistupovat online prostřednictvím účtu Dropbox a použití je zdarma. Aplikace pro Android a iOS umožňují pracovat a upravovat dokumenty kdykoliv a kdekoliv. Zajímavou funkcí je transformace dokumentu na prezentaci, kdy kliknutím na tlačítko se váš dokument změní na profesionálně vypadající prezentaci. Dropbox Paper může být dobrou volbou pro plánování projektu, protože nabízí uživatelům možnost sestavovat seznamy úkolů a informovat ostatní členy týmu o úkolu, který vyžaduje pozornost. Pokud chcete někoho upozornit na konkrétní komentář, stačí před jméno člena týmu napsat „@“ a dát mu tak vědět, že se daný komentář týká právě jeho.
Microsoft Word Online nabízí mnoho stejných funkcí a výhod jako Dokumenty Google, ale existuje několik funkcí, které by mohly hrát v jeho prospěch:
- Kompatibilita s kanceláří: Pokud pravidelně používáte stolní aplikace sady Office, aplikace Microsoft Word Online usnadňuje úpravy dokumentů, když jste mimo svůj běžný počítač.
- Poznámky k úkolům: Word Online obsahuje zaškrtávací políčko s komentáři, které lze po provedení požadované akce zrušit.
- Skupinové chatování: Pokud edituje dokument Word Online více než jedna osoba, můžete kliknutím na tlačítko Skype zahájit skupinový chat. I když na dokumentu aktivně nepracujete, můžete se připojit k chatu pomocí Skype z vašeho prohlížeče nebo telefonu.
Přestože aplikace Microsoft Word Online rozhodně neobsahuje úplnou sadu funkcí dostupných ve verzi produktu pro počítače, její funkce je pro aplikaci pro psaní online docela robustní. Jako bonus můžete tento nástroj sdílet s ostatními, i když v současné době nemají účet Microsoft. Jinak se jedná o placený nástroj.
Minimalistický vzhled a dojem usnadňuje soustředění na psaní. Nabízí několik formátů exportu, včetně HTML, EPUB a PDF. Z pohledu spolupráce je jedinou skutečnou nevýhodou Penflipu funkce pro komentování. Komentáře nejsou uloženy v samotném dokumentu, ale místo toho je v každém projektu samostatná část pro komentáře. To může zkomplikovat komunikaci, když spolupracujete s více lidmi.
Není to jen nástroj pro kolaborativní psaní, ale pomáhá i např. s citováním nebo publikováním. Umožňuje editaci jednoho dokumentu více lidmi současně, nabízí automatické formátování citací, sledování změn a možnost učinit jakýkoli dokument veřejným nebo soukromým. Bezplatná verze umožňuje pouze 3 soukromé dokumenty, 100 MB veřejného uložiště (pro obrázky, data a další materiály) a neomezený počet spolupracovníků. Nástroj umí automaticky naformátovat dokument v preferovaném stylu. V současné době nabízí přes 9000 šablon dokumentů specifických pro vydavatele i časopisy.
Závěr
Článek nepřináší kompletní výčet všech dostupných nástrojů. Je na každém z vás, který si vyberete a budete používat. Pro ty, kteří pracují v akademickém prostředí, je práce se v rozsáhlých týmech z různých míst běžnou praxí a ačkoli interakce velkých skupin mohou být komplikované, tyto nástroje vám mohou pomoci tuto spolupráci usnadnit a zbavit vás neustálého přeposílání rozličných verzí dokumentů.